従業員を雇っていると、日々さまざまな判断が必要になります。
遅刻や欠勤が続いたとき、休職の申出があったとき、退職の相談を受けたとき、職場内でトラブルが起きたとき。
こうした場面で、会社のルールが曖昧なままだと、その都度の判断に迷ってしまいます。
就業規則は、会社を一方的に守るためだけの書類ではありません。会社と従業員が安心して働くために、共通認識をつくるための大切な土台です。
就業規則とは
就業規則とは、会社で働くうえでの基本的なルールをまとめたものです。
たとえば、始業・終業時刻、休憩時間、休日、賃金、退職、休職、服務規律、懲戒、安全衛生などについて定めます。
簡単に言えば、「このルールで働きます」という約束を、従業員全体に向けて明確にしたものです。
雇用契約書が一人ひとりとの約束だとすれば、就業規則は会社全体の共通ルールと考えると分かりやすいです。
どんな会社に必要なのか
常時10人以上の従業員を使用する事業場では、就業規則を作成し、労働基準監督署へ届け出る必要があります。
ここでいう10人には、正社員だけでなく、パートやアルバイトなども含めて考えます。
一方で、10人未満の会社であれば、法律上の作成・届出義務がない場合もあります。
ただし、義務がないからといって、就業規則が不要というわけではありません。人数が少ない会社ほど、経営者と従業員の距離が近く、口頭の説明や慣習で運用されていることも多いです。その分、認識のずれが起きたときにトラブルになりやすい面もあります。
就業規則がないと困る場面
就業規則がないと、問題が起きたときに「何を基準に判断するのか」が曖昧になります。
たとえば、遅刻や欠勤が続いた場合、休職が必要になった場合、退職の申出があった場合、服務ルールに反する行為があった場合などです。
その都度、会社の判断で対応していると、従業員から「前の人と扱いが違う」「そんなルールは聞いていない」と言われる可能性があります。
就業規則は、会社が一方的に厳しいルールを作るためのものではありません。むしろ、会社の判断基準を明確にし、従業員にも安心して働いてもらうための土台になります。
作成時に大切なポイント
就業規則を作るときに大切なのは、ひな形をそのまま使わないことです。
インターネット上には就業規則のひな形もありますが、会社の規模、業種、勤務形態、給与体系、休日の決め方、現場の実態はそれぞれ異なります。
たとえば、固定残業代を導入している会社、シフト制の会社、在宅勤務がある会社、パート従業員が多い会社では、必要な規定も変わります。
実態に合っていない就業規則を作ってしまうと、いざというときに使いにくく、かえってトラブルの原因になることもあります。
大切なのは、法律に合っていることに加えて、「自社で本当に運用できる内容になっているか」を確認することです。
会社の実情に合ったルールづくりを
就業規則は、一度作って終わりではありません。
法改正があったとき、従業員数が増えたとき、働き方が変わったとき、休職やハラスメント、退職トラブルなどの課題が見えてきたときには、見直しが必要になります。
就業規則を整えることは、単なる書類作成ではなく、会社の労務管理を整えることでもあります。
ルールが明確になることで、会社は判断に迷いにくくなり、従業員も安心して働きやすくなります。
小さな会社であっても、早い段階から就業規則や社内ルールを整えておくことは、将来のトラブル予防につながります。
セーフコア社会保険労務士事務所では、福岡・佐賀の中小企業の実情に合わせた就業規則の作成・見直し、職場トラブル予防、労務管理体制の整備をサポートしています。
