従業員を採用するとき、「雇用契約書」や「労働条件通知書」をきちんと交付できているでしょうか。
採用時の書類が未交付のままだったり、記載内容があいまいだったりすると、入社後に「聞いていた条件と違う」「残業代の計算方法を知らなかった」「勤務地が変わるとは聞いていない」といったトラブルにつながることがあります。
特に中小企業では、信頼関係を重視するあまり、口頭での説明だけで採用手続きが進んでしまうこともあります。しかし、後から認識の違いが生じたとき、書面が残っていなければ、会社側も「どのように説明したのか」を示しにくくなります。
採用時の書類は、単なる形式ではありません。会社と従業員が安心して働き始めるための、大切な確認資料です。
労働条件通知書とは
労働条件通知書とは、会社が労働者に対して、賃金、労働時間、休日、契約期間、就業場所などの労働条件を明示するための書類です。
労働基準法では、労働契約を結ぶ際に、使用者が労働者に対して一定の労働条件を明示することが求められています。これは正社員だけでなく、パート、アルバイト、契約社員などにも関係します。
たとえば、給与の金額、勤務時間、休日、契約期間、退職に関する事項などは、入社後のトラブルになりやすい部分です。採用時点でこれらを明確にしておくことで、会社と従業員の認識のズレを防ぎやすくなります。
なお、法律上大切なのは、書類の名称そのものではなく、必要な労働条件が適切に明示されているかどうかです。そのため、会社で使用している書式が現在のルールに合っているかを確認しておくことが重要です。
雇用契約書との違い
雇用契約書は、会社と労働者が労働条件について合意したことを確認するための書類です。会社と従業員の双方が署名・押印する形で作成されることが多く、後日の確認資料としても役立ちます。
一方で、労働条件通知書は、会社が労働者に対して労働条件を明示するための書類です。
実務上は、「雇用契約書兼労働条件通知書」として、一つの書類にまとめることもあります。この方法自体が直ちに問題になるわけではありません。
ただし、名称が「雇用契約書」となっていても、法律上明示が必要な事項が不足していれば、十分な書類とはいえない場合があります。大切なのは、雇用契約書を作ったかどうかだけではなく、必要な労働条件が漏れなく、わかりやすく記載されているかどうかです。
未交付・記載不足がトラブルにつながる理由
労働条件通知書などを交付していない場合、会社と従業員の間で条件の認識が食い違ったときに、何を基準に説明するのかが不明確になります。
たとえば、試用期間の有無、残業の扱い、休日、転勤や配置転換の可能性、契約更新の条件などは、入社時にきちんと確認しておきたい項目です。
会社としては「当然説明したつもり」でも、従業員側は「そこまで聞いていない」と受け止めていることがあります。このような認識の違いは、退職、残業代、配置転換、雇止めなどの場面で表面化しやすくなります。
採用時に書面で条件を確認しておくことは、従業員のためだけでなく、会社を守るためにも重要です。
会社が確認しておきたいポイント
2024年4月からは、労働条件明示のルールが改正され、就業場所や業務内容について「変更の範囲」も明示することが必要になりました。入社直後の勤務地や業務だけでなく、将来的にどの範囲で変更される可能性があるのかも確認しておく必要があります。
また、有期契約の従業員については、契約更新の有無や判断基準に加えて、更新上限の有無や内容なども確認が必要です。
昔作ったひな形をそのまま使っている場合、現在のルールに合っていない可能性があります。特に、パート・アルバイト用の書式や、以前から使い回している雇用契約書は、一度見直しておくと安心です。
採用時の書類を整えることは、会社と従業員の信頼関係をつくる第一歩です。従業員を採用する前に、今使っている雇用契約書や労働条件通知書の内容を確認しておきましょう。
SAFECORE社会保険労務士事務所では、福岡・佐賀の中小企業を中心に雇用契約書や労働条件通知書の確認、採用時の労務管理、就業規則の整備などの労務管理をサポートしています。
